Spor Okulu Yönetim Yazılımı Nasıl Seçilir? 12 Soru

Bir spor okulu yönetim yazılımı seçmek, forma tedarikçisi seçmeye benzemez. Formayı beğenmezsen gelecek sezon değiştirirsin; yazılımı beğenmezsen üç yüz sporcunun kaydını, iki yılın aidat geçmişini ve velilerin alışkanlığını taşıman gerekir. O yüzden demo görüşmesine "güzel görünüyor" demek için değil, on iki soruyu sormak için gidilir.

Aşağıdaki liste, yıllarca kâğıt–Excel–WhatsApp üçgeninde akademi işletmiş birinin sorardım dediği sorulardır. Sırası önem sırasıdır.

1. Aidat gecikince ne olur?

Her yazılım "aidat takibi var" der. Sorulacak soru bu değil; sorulacak soru şu: veli aidatı geciktirdiğinde sistem kendiliğinden ne yapıyor? Cevap "raporda kırmızı görünür" ise o bir defter, yazılım değil. Aranan cevap: vade yaklaşınca veliye hatırlatma gider, vade geçince ikinci mesaj gider, tahsilat girilince teşekkür gider — ve bunları kimse elle tetiklemez.

2. Yoklamayı kim, nerede alıyor?

Yoklama antrenörün işidir ve antrenör sahadadır. Yoklama yalnız ofisteki bilgisayardan alınıyorsa akşam saat dokuzda antrenör "hangi çocuk gelmişti" diye hatırlamaya çalışır ve veri yalan olur. Telefondan, iki dokunuşla alınabiliyor mu?

3. Veli neyi görüyor, neyi göremiyor?

Veli portalı iki uçta yanlış kurulabilir: ya hiçbir şey göstermez (o zaman veli yine WhatsApp'tan sorar) ya da her şeyi gösterir (o zaman veli başka çocuğun gelişim notunu görür). Sorun: veli yalnız kendi çocuğunun yoklamasını, aidat durumunu ve gelişim karnesini mi görüyor? Antrenörün iç notları veliye kapalı mı?

4. Sporcunun sağlık bilgisi nerede duruyor?

Kronik hastalık, düzenli ilaç, alerji, sakatlık geçmişi — bunlar kişisel sağlık verisidir ve KVKK'da "özel nitelikli" sayılır. Yazılım bu alanları düz metin olarak mı saklıyor, şifreli mi? Kim görebiliyor? Silme talebinde ne oluyor? Bu soruya net cevap veremeyen satıcı, sizin adınıza risk almış demektir.

5. Antrenör telefonunu, yönetici bilgisayarı kullanınca aynı şeyi mi görüyor?

"Mobil uygulamamız var" cümlesi yetmez. Mobil uygulama ayrı bir ürün mü, ayrı ücret mi, aynı veritabanına mı yazıyor? Antrenör sahada yoklama alınca yönetici masada aynı dakikada görüyor mu? Sahada telefon, ofiste bilgisayar senaryosu gerçekten çalışıyor mu, yoksa "yakında" mı?

6. Excel'deki sporcularımı nasıl aktarırım?

Yüz elli sporcuyu elle girmek iki gün sürer ve birinci günün akşamı vazgeçilir. Toplu aktarım var mı, hangi biçimde, hatalı satırda ne oluyor? Demo sırasında kendi Excel'inizden on satır aktarmayı isteyin.

7. Branşımı biliyor mu?

Voleybol antrenörüne "kaleci" mevkisi sunan yazılım, voleybolu bilmiyordur. Mevki listesi, maç/set/periyot mantığı, müsabaka formatı branşa göre değişiyor mu? Yüzme kursu için "rakip takım" diye bir alan olmamalı; pilates stüdyosu için "maç" kelimesi hiç görünmemeli.

8. Fiyat neye göre artıyor?

İki model var. Birincisi modül merdiveni: yoklama temel pakette, veli portalı orta pakette, WhatsApp üst pakette. Bu modelde büyümeden önce özellik satın alırsınız. İkincisi kapasite modeli: tüm özellikler her pakette, fiyat sporcu sayısına göre. İkinci model küçük okul için adildir; ama sorun: sporcu sayısını aşınca ne oluyor — kayıt mı duruyor, uyarı mı geliyor?

9. Verim kimin?

Sözleşmeyi bitirince sporcu listesi, aidat geçmişi, yoklama kayıtları size verilir mi, hangi biçimde? "Dışa aktarım" düğmesini demoda görün. Verisini vermeyen yazılım, sizi rehin tutar.

10. Kim destek veriyor, ne kadar sürede?

Sezon başı kayıt haftasında sistem takılırsa kime yazıyorsunuz? Cevap bir e-posta adresi mi, bir WhatsApp hattı mı, bir kişi mi? Türkçe mi? Hafta sonu antrenman varken cumartesi ulaşılıyor mu?

11. Kurulumu kim yapıyor?

"Kaydolun, başlayın" diyen sistemlerde kurulum sizin işiniz olur: takımlar, yaş grupları, aidat planları, antrenör yetkileri. Bunu satıcının biriyle birlikte yapmak iki saat, tek başına yapmak iki hafta sürer. Kurulum görüşmesi pakete dahil mi?

12. Ürün gelişiyor mu?

Son altı ayda ne eklendi? Bir blogu, bir sürüm notu var mı? Sorularınıza "yol haritasında" diyen satıcıdan tarih isteyin. Gelişmeyen yazılım iki yıl sonra sizi yeniden yazılım aramaya zorlar.

Puanlama: 12 soru, 3 renk

Her soruya yeşil (net, gösterildi), sarı (var ama belirsiz), kırmızı (yok / "yakında") verin. İlk dört soru kırmızıysa gerisine bakmayın; o dördü aidat, yoklama, veli ve sağlık verisi — okulun günlük hayatının tamamı. Sekiz yeşil altındaki yazılım, Excel'den daha iyi değildir; yalnızca daha pahalıdır.

Ten Number'ı bu listeyle kurduk: kural bazlı aidat hatırlatması, sahada telefondan yoklama, velinin yalnız kendi çocuğunu gördüğü portal, şifreli sağlık alanları, on beş branşa göre değişen ekran ve modüle değil sporcu sayısına göre fiyat. Demo görüşmesinde on iki soruyu bize de sorun; cevabı ekranda gösteririz.

Sık Sorulan Sorular

Spor okulu yönetim yazılımı ne iş yapar?

Sporcu kaydı, yoklama, aidat ve tahsilat takibi, veli iletişimi, antrenman takvimi ve gelişim takibini tek veritabanında toplar. Amacı bilgiyi kâğıt, Excel ve WhatsApp arasında dağıtmamaktır.

Küçük bir spor okulu için yazılım gerekli mi?

Otuz sporcunun aidatını ve yoklamasını akılda tutmak mümkündür; yetmiş sporcuda mümkün değildir. Sınır sporcu sayısı değil, veli sayısıdır: her sporcunun arkasında soru soran bir veli vardır.

Spor okulu yazılımı fiyatları nasıl belirlenir?

İki yaygın model vardır: modül bazlı paketler ve sporcu kapasitesine göre paketler. Kapasite modelinde tüm özellikler her pakette bulunur; fiyat sporcu sayısıyla artar.

Demo görüşmesinde ne istemeliyim?

Kendi Excel listenizden birkaç sporcuyu aktarmayı, telefondan bir yoklama almayı ve gecikmiş bir aidat için sistemin kendi başına ne yaptığını görmeyi isteyin. Slayt değil, ekran isteyin.