Spor okulu yazılımı değiştirmek: verileriniz ne olacak?

Geçişte asıl risk nerede?

Bir spor okulu yazılım değiştirdiğinde üç şey aynı anda riske girer: sporcu ve veli listesi (yarısı taşınır, yarısı elde kalır), aidat defteri (kimin ne ödediği kaybolur) ve velinin güveni (herkese "yeni sisteme kaydolun" mesajı gitmesi gerekir sanılır). Üçünün de cevabı aynı şey değildir ve çoğu sayfa bunları tek bir "kolayca geçersiniz" cümlesiyle geçiştirir.

Aşağıdakiler pazarlama cümlesi değil, ürünün bugün gerçekten yaptığı iş. Yapmadığını da aynı açıklıkla yazdık — geçişte en pahalı sürpriz, olmadığı sonradan anlaşılan özelliktir.

Sporcu ve veli listeniz: dosyadan, önizlemeyle

Mevcut sisteminizden ya da elinizdeki tablodan aldığınız listeyi .xlsx veya .csv olarak yüklersiniz. Dosyanızın bizim şablonumuzla birebir olması gerekmez: sütunlar otomatik tahmin edilir, yanlış eşleşeni siz düzeltirsiniz. Boş bir şablon indirmek isterseniz o da var.

1. Dosyayı seçersiniz. Tek dosyada 5.000 satıra ve 5 MB'a kadar; daha büyük listeyi parçalara bölersiniz.
2. Sütunları eşleştirirsiniz. Tahmin otomatik gelir, her sütunun karşılığını değiştirebilir ya da "aktarma" diyebilirsiniz.
3. Önizlemeyi görürsünüz. Kaç satır okundu, kaçı eklenecek, kaçı zaten kayıtlı, kaçı hatalı — ve hatalı satırlar satır numarasıyla listelenir.
4. Onaylarsınız. Onaya kadar hiçbir kayıt yazılmaz.

Zaten kayıtlı bir sporcuya rastlanırsa ne olacağına siz karar verirsiniz: atla (mevcut kayda dokunulmaz) ya da eksik alanları güncelle — ikinci seçenekte de dosyadaki boş hücre mevcut veriyi silmez. Hatalı satırlar atlanır ve raporda numarasıyla geri gelir; tek bir yazım hatası yüzünden 400 kişilik dosyanın tamamı reddedilmez.

Şablonun beklediği sütunlar şunlardır: Ad Soyad, Doğum Tarihi, Doğum Yılı, Cinsiyet, Boy (cm), Kilo (kg), Ayak, Mevki, Adres, Takım, Veli Adı, Yakınlık, Veli Telefon, Veli E-posta. Bunlardan yalnızca Ad Soyad zorunludur; gerisi boş kalabilir. Veli adı yazılıysa velinin kaydı da aynı dosyadan doğar ve çocuğuna bağlanır — aynı veli birden çok çocuk için yazılmışsa tek kayıt açılır, ikinci kopya oluşmaz.

Yüklediğiniz dosya sunucuda saklanmaz: önizleme de kayıt da dosyayı bellekte okuyup atar. Geride temizlenmesi gereken bir kopya kalmaz.

Geçmiş aidat ve ödeme kayıtlarınız ne oluyor?

Burada net konuşmak gerekiyor: aidat ve ödeme geçmişi için toplu içe aktarma yoktur. Dosyadan gelen şey sporcu ve veli listesidir; defter dosyadan gelmez. Bunu "kolayca taşınır" diye yazan bir sayfaya inanmayın, çünkü geçmiş tahsilatın hangi kasaya, hangi döneme ve hangi üyeliğe bağlanacağı akademiye göre değişir — yanlış eşleşen bir defter, hiç olmayan defterden daha pahalıdır.

Pratikte geçiş şöyle yürür:

• Üyelikler geçiş tarihinden başlatılır. O zaman geçmişe dönük borç satırı doğmaz; ilk aidat ilk dönemde oluşur.
• Geçmiş dönemi sisteme almak isterseniz üyeliği o tarihten başlatırsınız; aradaki her dönemin satırı vadesiyle birlikte oluşur, ödenmiş olanları tahsilat işleyerek kapatırsınız.
• Açık bakiyeler tahsilat kaydı olarak kendi tarihiyle girilebilir; kasaya elle yazılan gelir/gider satırı da geçmiş bir tarih alabilir.
• Eski sisteminizin raporlarını saklayın. Biz onları okumuyoruz; geçmişin kanıtı sizde kalır.

Yani yeni defter geçiş gününde açılır ve o günden sonrası eksiksiz işler. Bu, muhasebede alışılmış bir devir biçimidir; alternatifi, kaynağı belirsiz bir geçmişi yeni sisteme doğruymuş gibi yazmaktır.

Kurulumu kim yapıyor, siz ne yapıyorsunuz?

Kurulumu ekibimiz yapar. Kendi kendine açılan bir kayıt ekranı yok: önce bir demo görüşmesi yapılır, akademinizin nasıl işlediğini dinleriz, sonra hesabı birlikte kurarız. Kurulumda yapılanlar: hesabın açılması, takım ve grup ağacınızın kurulması, sporcu listenizin dosyadan topluca aktarılması, WhatsApp numaranızın bağlanması ve ilk mesaj kurallarının kurulması. Hesap açıldıktan sonra ilk 30 gün ücretsizdir; kart bilgisi istenmez.

Sizden istediğimiz dört şey var: güncel sporcu listeniz (tek dosya yeterli), takım ve grup adlarınız, paket ve aidat tutarlarınız, bir de hangi olayda veliye mesaj gitmesini istediğiniz.

Süreyi tek bir sayıyla söylemiyoruz, çünkü belirleyen şey bizim hızımız değil: listenizin düzenli bir dosyaya dökülebilmesi ve takım yapınızın net olması. Dosya hazırsa sporcu listesinin aktarımı tek bir yükleme adımıdır.

Veliler yeniden kaydolmak zorunda mı?

Hayır. Velinin adı, yakınlığı, telefonu ve e-postası aynı dosyadan gelir; veli kaydı akademinin içinde oluşur ve çocuğuna bağlanır. Bunun için veliden hiçbir şey istenmez, kimseye "yeni sisteme kaydolun" mesajı atmanız gerekmez.

Velinin hesap açması ayrı bir iştir ve isteğe bağlıdır: veli uygulamasını kullanacaksa sporcunun veli davet koduyla kaydolur, kimin gireceğine onay ekranından siz karar verirsiniz. Hesap açmayan veli de WhatsApp mesajlarını almaya devam eder — uygulama indirmek zorunda değildir.

Antrenörler de aynı yoldan katılır: takıma özel davet kodu, sonra sizin onayınız. Onaylanmayan hesap içeri giremez.

Mesajlar hangi numaradan gidiyor?

Akademinizin kendi WhatsApp numarasından, resmî WhatsApp Business altyapısı üzerinden. Numaranız telefonunuzdaki WhatsApp Business uygulamasında kalır; veli mesajı tanıdığı numaradan alır ve cevabı doğrudan akademiye döner. Akademiler için ortak bir gönderici numara kullanılmaz — velinin tanımadığı bir numaradan kulüp adına mesaj gitmesi hem güveni bozar hem de cevabı akademinin ulaşamayacağı bir yere düşürür.

Mesajlar kurallıdır: hangi olayda (aidat yaklaştı, aidat gecikti, ödeme alındı, sporcu gelmedi, etkinlik hatırlatması…) kime gideceğini siz belirlersiniz. WhatsApp hiçbir kuralda varsayılan olarak açık değildir; siz açmadıkça veliye tek bir mesaj gitmez. Aidat ve tahsilat bildirimleri akademinin yerel saatiyle 22:00–08:30 arasında bekletilir.

WhatsApp'ın kendi mesaj ücreti Meta'nın fiyatlandırmasına göre doğrudan Meta tarafından faturalanır; abonelik ücretinin dışındadır.

Hangi modüller hangi pakette?

Hiçbir modül üst pakete kilitli değildir. Aidat takibi, yoklama, takvim, ön muhasebe, veli portali, WhatsApp otomasyonu, değerlendirme, mağaza, personel ve demirbaş — hepsi her pakette aynı şekilde çalışır. Paketler yalnızca sporcu ve antrenör kapasitesinde ayrışır.

Web ve mobil (iOS/Android) tek abonelikte birlikte gelir; ayrı bir mobil ücreti yoktur. Güncel fiyatlar ve kapasiteler fiyatlandırma sayfasında yazıyor — bu sayfaya rakam yazmıyoruz ki fiyat değiştiğinde burada eski bir sayı kalmasın.

Vazgeçerseniz verinizi alabilir misiniz?

Evet, dışa aktarma var ve ne kadarının olduğunu da yazalım. Ekranlardan CSV olarak indirebildikleriniz: sporcu listesi (ekranda hangi süzgeç açıksa dosyaya o iner), cari/borçlu listesi ve kâr-zarar raporu. Dosyalar Türkçe Excel ayarıyla doğrudan açılır.

Sınırı da açık yazalım: "tüm veritabanını tek tuşla indir" düğmesi yoktur; dışa aktarma ekran bazındadır. Sporcu belgeleri ve şifreli sağlık alanları CSV'ye girmez — bu bir eksiklik değil, KVKK gereği bilinçli bir sınırdır: toplu dışa aktarma zaten yalnızca kurucu ve yönetici yetkisindedir.

Sınırları — neyi vaat etmiyoruz

• Otomatik sistem-sistem aktarma aracı yok. Mevcut yazılımınızın veritabanına ya da API'sine bağlanan bir köprü kurmuyoruz; geçiş dosya üzerinden yürür. Kullandığınız sistemden listenizi Excel/CSV olarak alabiliyorsanız yolunuz açık.
• Aidat ve ödeme geçmişi toplu aktarılmaz (yukarıda anlattığımız gibi).
• Sağlık metinleri, belgeler ve fotoğraflar toplu aktarma kapsamında değildir. Sağlık alanları şifreli saklanır ve bir tablo dosyasıyla içeri alınmaz.
• İçe aktarma yeni takım açmaz. Dosyadaki takım adı sistemde var olan bir takımla eşleşmelidir; bu yüzden kurulumda önce takım ağacı kurulur.
• Kendi kendine kayıt yoktur. Hesaplar demo görüşmesinden sonra açılır; bu bilinçli bir seçimdir, kurulumu sizinle birlikte yapıyoruz.
• SMS kanalı yoktur. Veli iletişimi WhatsApp ve uygulama bildirimi üzerinden yürür.

Veriniz kimin, kim neyi görür?

KVKK açısından veri sorumlusu akademinizdir; Tennumber sizin adınıza ve talimatınızla çalışan veri işleyen konumundadır. Her akademinin kaydı ayrı tutulur: başka bir akademi sizin sporcularınızı, velilerinizi ya da aidat listenizi göremez.

Akademinin içinde de herkes yetkisi kadarını görür. Veli yalnızca kendi çocuğunun verisini görür ve hiçbir kaydı değiştiremez; sporcu hesabı salt okunurdur ve hiçbir finansal bilgi görmez. Sporcu belgeleri ve sağlık bilgileri AES-256 ile şifreli saklanır, yalnızca yetkili roller açar. Aydınlatma metni ve açık rıza, kayıt sırasında sürüm ve tarih damgasıyla kayıt altına alınır. Verileriniz her gün otomatik olarak yedeklenir.

Sık Sorulan Sorular

Sporcu listemi mevcut sistemimden alıp topluca aktarabilir miyim?

Evet. Listenizi .xlsx veya .csv olarak yüklersiniz; dosyanızın şablonumuzla birebir olması gerekmez, sütunlar otomatik eşleştirilir ve yanlış eşleşeni siz düzeltirsiniz. Tek dosyada 5.000 satıra ve 5 MB'a kadar aktarılır.

Kayıtlar yazılmadan önce ne olacağını görebiliyor muyum?

Evet. Onaydan önce bir önizleme ekranı çıkar: kaç satır okundu, kaçı eklenecek, kaçı zaten kayıtlı ve kaçı hatalı. Hatalı satırlar satır numarasıyla listelenir. Siz onaylamadan hiçbir kayıt yazılmaz ve yüklediğiniz dosya sunucuda saklanmaz.

Geçmiş aidat ve ödeme kayıtlarım aktarılıyor mu?

Hayır. Toplu içe aktarma yalnızca sporcu ve veli listesi içindir; aidat defteri dosyadan aktarılmaz. Üyelikler geçiş tarihinden başlatılır, açık bakiyeler ve geçmiş tahsilatlar kendi tarihiyle kaydedilebilir. Eski sisteminizin raporlarını saklamanızı öneririz.

Veliler yeniden kaydolmak zorunda mı?

Hayır. Velinin adı, yakınlığı, telefonu ve e-postası sporcu dosyanızdaki sütunlardan gelir; veli kaydı akademinizin içinde oluşur ve çocuğuna bağlanır. Veli hesabı açmak isteyen kişi sporcunun veli davet koduyla kaydolur ve onayı siz verirsiniz; hesap açmayan veli de mesajları almaya devam eder.

Mesajlar hangi numaradan gidiyor?

Akademinizin kendi WhatsApp numarasından, resmî WhatsApp Business altyapısı üzerinden. Numaranız telefonunuzdaki WhatsApp Business uygulamasında kalır, veli cevapları doğrudan akademiye döner. Akademiler için ortak bir gönderici numara kullanılmaz. WhatsApp'ın mesaj ücreti doğrudan Meta tarafından faturalanır.

Bazı modüller yalnızca üst pakette mi açık?

Hayır. Hiçbir modül üst pakete kilitli değildir; paketler yalnızca sporcu ve antrenör kapasitesinde ayrışır. Web ve mobil tek abonelikte birlikte gelir. Güncel fiyatlar fiyatlandırma sayfamızda yazıyor.

Vazgeçersem verimi dışarı alabilir miyim?

Sporcu listesini, cari (borçlu) listesini ve kâr-zarar raporunu CSV olarak indirebilirsiniz; dosyalar Türkçe Excel ayarıyla açılır. Tüm veritabanını tek tuşla indiren bir düğme yoktur ve sporcu belgeleri ile şifreli sağlık alanları CSV'ye girmez.

Kurulumu kim yapıyor?

Ekibimiz yapıyor. Demo görüşmesinden sonra hesabı açıyor, takım ağacınızı birlikte kuruyor, sporcu listenizi dosyadan topluca aktarıyor, WhatsApp numaranızı bağlıyor ve ilk mesaj kurallarını kuruyoruz. Hesap açıldıktan sonra ilk 30 gün ücretsizdir, kart bilgisi istenmez.