Aidat takip programı

Ne işe yarar?

Bir spor okulunda aidat işi üç ayrı yerde birden dağılır: kimin ne kadar borcu var, kime hatırlatma gitti ve kasaya ne girdi. Çoğu akademide bu üçü üç ayrı yerde durur — borç bir Excel dosyasında, hatırlatma yöneticinin WhatsApp geçmişinde, tahsilat da bir defterde ya da banka ekstresinde. Ay sonunda üçünü karşılaştırmak zaman alır ve karşılaştırma yapılmadığı sürece kaçan aidat sessizce kaçmaya devam eder.

Aidat takip sistemi bu üçünü tek kayda bağlar. Sporcunun paketi ve üyeliği tanımlandığı anda borç satırları kendiliğinden doğar; hatırlatmalar bu satırların vadesine bakarak çalışır; girdiğiniz her tahsilat hem kasa defterine hem de sporcunun cari hesabına aynı anda işlenir. Üç sorunun cevabı da artık aynı ekrandadır.

Nasıl çalışır?

Mesaj metnini kendi şablonunuzla yazarsınız: veli adı, sporcu adı, aidat tutarı ve son ödeme tarihi gibi alanlar kendiliğinden dolar. Kurallar takıma (alt takımlar dahil) ve sporcu durumuna göre daraltılabilir, yani U11'e giden mesajla U15'e giden mesaj farklı olabilir.

Zamanlamada bir emniyet kemeri var: aidat ve tahsilat bildirimleri akademinin yerel saatiyle 22:00 ile 08:30 arasında gönderilmez. Gece girilen bir tahsilatın telefon bildirimi ve WhatsApp mesajı sabah 08:30'a ertelenir. Pazara denk gelen WhatsApp hatırlatması cumartesi gider.

1. Paket ve üyelik tanımlanır. Aidat borcu sporcunun paketine göre kendiliğinden oluşur; tek tek borç girmezsiniz.
2. Hatırlatma kuralları kurulur. Vadeden önce, vade gününde ve vadeden sonra ayrı kural kurarsınız. "Aidat yaklaştığında" kuralı vadeden 0 ile 25 gün önce, "Aidat geciktiğinde" kuralı vade gününde ya da vadeden 30 güne kadar sonra çalışır.
3. Aynı olaya birden fazla kural eklenir. Her tetikleyiciye 10 kurala kadar kural kurulur: örneğin 3 gün önce, vade günü ve gecikmenin 7. gününde üç ayrı mesaj.
4. Tahsilat girilir. Tahsilatı sisteme girdiğiniz anda "Aidat alındığında" ve "Ödeme alındığında" kuralları çalışır; veliye uygulama bildirimi ve kuralda açtıysanız WhatsApp mesajı gider.
5. Kayıt iki yere birden düşer. Her tahsilat kasa defterine ve sporcunun cari hesabına işlenir; veli borcunu ve ödeme geçmişini kendi uygulamasından görür.

Veliye aidat hatırlatma: hangi mesaj, ne zaman gider?

Aidat hatırlatmasını elle yapan bir akademide iş şuna dönüşür: yönetici ayın başında listeye bakar, ödemeyenleri çıkarır, tek tek WhatsApp'tan yazar. Otuz sporcuda bu yarım gündür; yüz sporcuda yapılmaz ve yapılmadığı için tahsilat düşer. Sporcu aidat hatırlatma işini kurala bağladığınızda liste çıkarma adımı tamamen kalkar: kural, borç satırının vadesine bakarak kendisi çalışır.

Üç ayrı an için üç ayrı mesaj kurulur. Vadeden önce nazik bir hatırlatma (0–25 gün aralığında seçersiniz), vade gününde son gün bildirimi, vadeden sonra gecikme mesajı (30 güne kadar). Aynı ana birden fazla kural eklenebilir — örneğin 3 gün önce, vade günü ve gecikmenin 7. gününde üç ayrı metin.

Mesajın metnini siz yazarsınız; veli adı, sporcu adı, tutar ve son ödeme tarihi alanları kendiliğinden dolar. Ödeme girildiği anda "Aidat alındığında" kuralı çalışır ve veliye bilgi mesajı gider — ödeyen veliye bir daha hatırlatma gitmez, ki elle yapılan takipte en çok şikâyet edilen şey budur.

Mesajlar akademinin kendi WhatsApp numarasından gider; veli tanımadığı bir numaradan değil, kayıt olduğu akademiden mesaj alır. Sessiz saat kuralı gece mesaj gitmesini engeller.

Hangi sorunu çözer?

• "Havale yaptım, düşmedi mi?" — Ödeme geçmişi velinin kendi uygulamasında durur; veli borcunu ve geçmiş ödemelerini sormadan görür.
• Ay başında satır satır arama. Kimin ödediğini Excel'de aramak yerine durum listeden okunur.
• Unutulan hatırlatma. Excel kayıt tutar ama kimseye mesaj göndermez; vadesi geçen satır tabloda hâlâ doğru görünür. Hatırlatmayı kural yapar, siz değil.
• Tahsilatçı konumuna düşen antrenör. Aidat yönetimin ekranında durur; kimin neyi göreceğini rollerle siz belirlersiniz.
• Ayrı muhasebe programı. Gelir, gider, kasa ve cari hesaplar aynı yerde; dönemi seçtiğinizde kâr-zarar çıkar.

Kimin için?

Aidatı bugün Excel'de ya da defterde tutan, sporcu sayısı arttıkça ay sonu kapanışı uzayan spor okulları, kulüpler ve akademiler için. Tek takımla yürüyen yeni bir akademiden birden fazla yaş grubu ve tam kadro antrenörle çalışan kulüplere kadar aynı akış geçerlidir; ölçek yalnızca sporcu kapasitesini değiştirir.

Branştan bağımsızdır: futbol, basketbol, voleybol, hentbol, futsal, jimnastik, salon sporları, yüzme, kano, okçuluk, fitness, Amerikan futbolu, ragbi, buz hokeyi, su topu ve hokey aynı aidat akışını kullanır.

Ön muhasebe tarafı

Aidat tek başına bir tahsilat kalemidir; akademinin parası yalnız ondan ibaret değildir. Bu yüzden aidat, ayrı bir muhasebe programına gerek kalmayacak şekilde ön muhasebeye bağlı durur.

• Gelir ve gider kategorileri, tekrar eden kalemler, kasa ve banka hesapları.
• Günlük ciro dağılımı ve gelirin hangi kaynaktan geldiği.
• Tahsilat oranı, bekleyen alacak ve yaklaşan yenilemeler tek raporda.
• Kâr-zarar ve cari hesap dökümü CSV olarak iner.

Sınırları

Hatırlatma kuralları kapalı bir tetikleyici kümesi üzerine kuruludur: yeni üye kaydı, aidat yaklaşması, aidat tahsilatı, aidat gecikmesi, ödeme alınması, devamsızlık, üst üste devamsızlık ve etkinlik hatırlatması. Serbestçe tanımlanan bir tetikleyici yazma ekranı yoktur; kuralın hangi olayda çalışacağını bu listeden seçersiniz.

WhatsApp hiçbir kuralda varsayılan olarak açık değildir: siz açmadıkça veliye tek bir WhatsApp mesajı gitmez. WhatsApp'ın kendi mesaj ücreti Meta'nın fiyatlandırmasına göre doğrudan Meta tarafından faturalanır.

Veriniz kimin, kim neyi görür?

KVKK açısından veri sorumlusu akademinizdir; Tennumber sizin adınıza ve talimatınızla çalışan veri işleyen konumundadır. Her akademinin kaydı ayrı tutulur: başka bir akademi sizin sporcularınızı, velilerinizi ya da aidat listenizi göremez.

Akademinin içinde de herkes yetkisi kadarını görür. Veli yalnızca kendi çocuğunun verisini görür ve hiçbir kaydı değiştiremez; sporcu hesabı salt okunurdur ve hiçbir finansal bilgi görmez. Sporcu belgeleri ve sağlık bilgileri AES-256 ile şifreli saklanır, yalnızca yetkili roller açar. Aydınlatma metni ve açık rıza, kayıt sırasında sürüm ve tarih damgasıyla kayıt altına alınır. Verileriniz her gün otomatik olarak yedeklenir.

Bu modül hangi pakette?

Hiçbir modül üst pakete kilitli değil. Planlar yalnızca sporcu kapasitesinde ayrışır; aşağıdaki modül her pakette aynı şekilde çalışır.

• Starter — 999 TL/ ay · 50 sporcuya kadar · 2 antrenör hesabı
• Plus — 1499 TL/ ay · 100 sporcuya kadar · 4 antrenör hesabı
• Pro — 2499 TL/ ay · 200 sporcuya kadar · 10 antrenör hesabı
• Elite — 4499 TL/ ay · 400 sporcuya kadar · Sınırsız antrenör hesabı

Her planda tüm modüller, web ve mobil uygulama ve 14 dil var; demo sonrası ilk 30 gün ücretsiz. Tüm plan ayrıntıları ve karşılaştırma tablosu için: fiyatlandırma sayfası.

Konunun yöntem tarafı

Bu sayfa aidat takibinin Tennumber'da nasıl işlediğini anlatıyor. Yöntemin kendisini — aidat neden karışır, Excel nereye kadar yeter, düzenli bir tahsilat düzeni hangi adımlarla kurulur — ürün anlatmadan ele aldığımız yazı: Spor okulunda aidat takibi nasıl yapılır?.

Henüz yazılıma geçmeden düzeni kurmak isterseniz, e-posta istemeden inen ücretsiz aidat takip çizelgesi (Excel) şablonumuz var.

Bu sayfa tek bir işi anlatıyor. Ürünün tamamını — altı temel iş, roller, modüller ve sık sorulanlar — tek sayfada görmek isterseniz: Platform özelliklerimiz.

Sık Sorulan Sorular

Veliye aidat hatırlatma mesajı otomatik gönderilebilir mi?

Evet. Vadeden önce, vade gününde ve vadeden sonra ayrı kurallar kurarsınız; her kural kendi metnini akademinin kendi WhatsApp numarasından gönderir. Veli adı, sporcu adı, tutar ve son ödeme tarihi mesaja kendiliğinden yazılır. Ödeme girildiği anda hatırlatma zinciri o sporcu için durur.

Sporcu aidat hatırlatma programı arıyorum, bu onu yapıyor mu?

Evet, ama tek başına bir "hatırlatma programı" değil. Hatırlatmanın doğru çalışması için borcun doğru olması gerekir; bu yüzden borç sporcunun paketine göre kendiliğinden oluşur, tahsilat girildiğinde kapanır ve hatırlatma bu satırların vadesine bakar. Borcu ayrı bir Excel'de tutup sadece mesaj atan bir araç, yanlış kişiye yanlış tutarı hatırlatma riskini taşır.

Aidat hatırlatma programı ücretsiz mi?

Aidat takibi ve hatırlatma kuralları tüm paketlerde var; ayrı bir modül ücreti yoktur. Paketler sporcu sayısına göre ayrılır. Ücretsiz sürüm yerine demo talep edip kendi sporcu listenizle deneyebilirsiniz.

Aidat borcunu tek tek elle mi giriyorum?

Hayır. Aidat borcu sporcunun paketine göre kendiliğinden oluşur. Siz paketi ve üyeliği tanımlarsınız; borç satırları oradan doğar.

Vadeden önce, vade gününde ve vadeden sonra ayrı mesaj kurabilir miyim?

Evet. "Aidat yaklaştığında" kuralı vadeden 0 ile 25 gün önce, "Aidat geciktiğinde" kuralı vade gününde ya da vadeden 30 güne kadar sonra çalışır. Her tetikleyiciye 10 kurala kadar kural eklenir; örneğin 3 gün önce, vade günü ve gecikmenin 7. gününde üç ayrı mesaj.

Veli ödeme yapınca otomatik bilgi mesajı gider mi?

Evet. Tahsilatı sisteme girdiğiniz anda "Aidat alındığında" ve "Ödeme alındığında" kuralları çalışır: veliye uygulama bildirimi ve kuralda açtıysanız WhatsApp mesajı gider. 22:00 ile 08:30 arasında girilen tahsilatın bildirimi sabah 08:30'a ertelenir.

Gece yarısı girdiğim tahsilat veliyi uyandırır mı?

Hayır. Aidat ve tahsilat bildirimleri akademinin yerel saatiyle 22:00 ile 08:30 arasında bekletilir ve sabah gönderilir. Pazara denk gelen WhatsApp hatırlatması cumartesi gider.

Veli borcunu ve ödeme geçmişini nereden görüyor?

Kendi uygulamasından; iPhone, Android ve web'de aynı hesapla. Veli yalnızca kendi çocuğunun verisini görür ve hiçbir kaydı değiştiremez.

Ayrıca bir muhasebe programına ihtiyacım olur mu?

Ön muhasebe için gerekmez. Gelir, gider, kasa ve cari hesaplar aynı yerde durur; dönemi seçtiğinizde kâr-zarar çıkar, kâr-zarar ve cari hesap dökümü CSV olarak iner. Resmî mali müşavirlik işlemleri bunun dışındadır.

Aidat takibi hangi pakette var?

Hepsinde. Hiçbir modül üst pakete kilitli değil; planlar yalnızca sporcu kapasitesinde ayrışır.