Spor Okulu Takip Programı: Antrenörün 3 Ekranı

Bir spor okulu takip programı neredeyse her zaman yönetici tarafından seçilir. Demoyu yönetici izler, fiyatı yönetici sorar, sözleşmeyi yönetici imzalar. Sonra sistem kurulur ve asıl kullanacak kişiye — antrenöre — bir akşam yirmi dakikalık bir anlatımla devredilir. Üç ay sonra ekran yarı boştur: yoklamalar eksik, karneler girilmemiş, sporcu kartlarında hâlâ boş alanlar vardır.

Sebep antrenörün isteksizliği değil. Sebep, programın ona yönetici gözüyle anlatılmış olması. Antrenörün derdi rapor değil; sahada eli doluyken, hava soğukken, yirmi çocuk ısınırken telefonu bir kere çıkarıp bir işi bitirmek. Bunu kabul edip ekranları ona göre ayırırsanız program yaşar.

Antrenörün gerçekten açtığı üç ekran var. Gerisi yöneticinin işidir ve öyle de kalmalıdır.

Ekran 1 — Bugünün yoklaması

Antrenörün açtığı ilk ekran bugünün antrenmanıdır. Buradaki tek beklenti şu: hangi gruba geldiysem onu göreyim, çocukları işaretleyeyim, bitsin.

İyi kurulmuş bir yoklama ekranının dört özelliği var.

Bugün varsayılan olmalı. Antrenör tarih seçmemeli, takım seçmemeli, filtre uygulamamalı. Ekranı açtığında o saatteki antrenman karşısına gelmeli. Üç dokunuş fazlalık, sahada altı çocuk kaçırır.

İşaretleme tek dokunuş olmalı. Karta bas geldi, tekrar bas gelmedi. Açılır menü, onay penceresi, "emin misiniz" sorusu olmamalı.

Kaydet butonu olmamalı. Sahada en sık yapılan hata yoklamayı alıp kaydetmeden ekranı kapatmaktır. İşaretlendiği anda kaydeden bir ekran bu hatayı ortadan kaldırır.

Gelmedi denince sebep sorulmalı. Bu tek alan, yoklamayı "sayı" olmaktan çıkarıp bilgiye dönüştürür. Sakatlık mı, hastalık mı, okul mu, seyahat mi — üç ay sonra "bu çocuk neden kopuyor" sorusunun cevabı burada birikir. Neden ve nasıl tutulacağını yoklama mazeret nedeni yazısında ayrıntısıyla yazdım.

Bu dördü sağlanmıyorsa yoklama alınmaz. Alınmazsa devam oranı yoktur, devam oranı yoksa kopan çocuğu zamanında göremezsiniz — yani programın en kıymetli çıktısı en baştaki ekranda kaybolur.

Ekran 2 — Kadro ve sporcu kartı

İkinci ekran, antrenörün "bu çocuk kim" diye baktığı yer. Maç öncesi, veli konuşurken, yeni bir çocuk gruba katıldığında açılır.

Antrenörün burada görmesi gereken şeyler sınırlıdır:

• Ad, yaş, mevki ya da oynadığı pozisyon
• Sağlık uyarısı — astım, alerji, ilaç, geçmiş sakatlık
• Veliye nasıl ulaşılacağı
• Son dönem devam durumu
• Son değerlendirme

Görmesi gerekmeyen şeyler de var ve bunları ayırmak önemli: aidat borcu, tahsilat geçmişi, indirim oranı. Antrenörün sahadaki ilişkisi para ilişkisi değildir; "hocam bize niye böyle davranıyor" tartışmasının en hızlı çıktığı yer, antrenörün kimin borçlu olduğunu bilmesidir. İyi kurulmuş bir programda kimin neyi göreceği rolle belirlenir.

Sağlık bilgisi ise tersi yönde kritik. Astımlı bir çocuğun antrenörü bunu bilmek zorundadır — ama bu veri özel nitelikli kişisel veridir, velinin açık rızasıyla alınır, şifreli saklanır ve yalnız yetkili roller görür. "Herkes görsün, kolay olsun" yaklaşımı hem hukuken hem etik olarak yanlış.

Sporcu kartının hangi alanları taşıması gerektiğini ve nelerin gereksiz şişirme olduğunu sporcu takip programı ne yapmalı yazısında ayrıca ele aldım.

Ekran 3 — Antrenman planı

Üçüncü ekran, antrenmanın kendisi. Antrenör bu ekranı sahaya çıkmadan önce açar; bazen otoparkta, bazen soyunma odasında.

Beklentisi basit: bugün ne yapacağım, sırası ne, süresi ne. Uzun bir metin değil; ısınma–ana blok–oyun–soğuma sırası ve her blokta kullanılacak çalışmanın adı. Yanına drill'in kısa tarifi ya da şeması düşerse iyi olur, ama zorunlu değil — antrenör çalışmayı zaten biliyor, hatırlatmaya ihtiyacı var.

Bu ekranın asıl kazancı tek antrenmanda değil, süreklilikte ortaya çıkıyor. Planlar kayıtlı kaldığında haftalık döngü görünür olur, bir önceki haftanın ne çalıştığı hatırlanır, bir antrenör izne çıktığında yerine gelen kişi ne yapılacağını bilir. Elden ele dolaşan defterle yürüyen okullarda ilk kaybolan şey budur.

Yaş grubuna göre haftalık seans sayısı ve blok dağılımını gösteren hazır bir çizelgeyi antrenman planı şablonu yazısında tablo olarak verdim; buraya kopyalamıyorum.

Gerisi yöneticinin işi

Antrenörün ekranını sadeleştirmenin bedeli, kalan işlerin sahibinin net olması. Aşağıdakiler antrenörün üzerine yıkılırsa üçü de yapılmaz:

Aidat ve tahsilat. Kimin ödediği, kimin geciktiği, kısmi ödeme, indirim — tamamı yönetim tarafıdır. Antrenörü bu konuşmanın içine sokmak sahadaki otoritesini zedeler.

Kayıt ve veli işlemleri. Yeni sporcunun sisteme girilmesi, veli bilgileri, KVKK onamı, sözleşme. Bunlar ofis işidir ve tek seferde doğru yapılması gerekir.

Duyuru ve toplu mesaj. Antrenör bireysel olarak velisiyle konuşur; akademi adına toplu iletişim yönetimden çıkar. Aksi hâlde aynı konuda iki farklı mesaj dolaşır.

Rapor ve karar. Devam oranı, tahsilat oranı, grup doluluğu — bunlara bakan ve aksiyon alan kişi yöneticidir.

Bu iş bölümünün fiziksel bir karşılığı da var: antrenörün ekranı telefonda, yöneticininki bilgisayarda yaşar. Aynı verinin iki farklı yüzeyde neden farklı derinlikte durması gerektiğini sahada telefon, ofiste bilgisayar yazısında anlattım.

Antrenöre devrederken üç pratik kural

Bir defada tek ekran verin. İlk hafta sadece yoklama. Oturduğunda sporcu kartı. En son plan. Üç ekranı aynı gün anlatmak, hiçbirinin kullanılmamasıyla sonuçlanır.

"Neden" ile birlikte anlatın. "Yoklamayı al" değil, "yoklamayı alırsan üç hafta sonra kopan çocuğu önceden görürüz ve veliyi ben ararım". Antrenör işini kolaylaştıran şeyi kullanır, denetlendiğini hissettiren şeyi kullanmaz.

İlk ay kontrol edin, sonra bırakın. İlk dört hafta boyunca eksik yoklamayı görüp hatırlatın. Alışkanlık oturduktan sonra takip etmeye gerek kalmaz; oturmazsa sorun antrenörde değil ekrandadır, ekranı tekrar gözden geçirin.

Üç ekran oturduğunda antrenör tarafında yapılacak başka bir şey kalmaz. Kalan her iş, zaten kalması gereken yerdedir.

Tennumber'ı da bu ayrımla kurduk: antrenör telefonda yoklama, sporcu kartı ve branşa özel antrenman kütüphanesini görüyor; aidat, tahsilat ve raporlar yönetici tarafında duruyor.

Sık Sorulan Sorular

Antrenör spor okulu takip programını kullanmıyorsa ne yapmalı?

Önce ekranı kontrol edin: yoklama bugünü varsayılan getiriyor mu, tek dokunuşla işaretleniyor mu, kaydet butonu istiyor mu. Sorun çoğu zaman isteksizlik değil, sahada üç dokunuş fazlalıktır. Bir de tek seferde tek ekran devredin, üçünü aynı gün anlatmayın.

Antrenör sporcunun aidat borcunu görmeli mi?

Görmemeli. Antrenörün sahadaki ilişkisi para ilişkisi değildir ve borç bilgisi davranışa yansıdığında veliyle gereksiz bir tartışma doğar. Aidat ve tahsilat yönetim tarafında kalmalı, program da kimin neyi göreceğini rol bazında ayırabilmelidir.

Yoklamada mazeret nedeni sormak şart mı?

Şart, çünkü sebebi olmayan bir yoklama sadece bir sayıdır. Sakatlık mı, hastalık mı, okul mu ayrımı biriktiğinde bir çocuğun neden koptuğu aylar öncesinden görünür ve zamanında müdahale şansı doğar.

Antrenman planını sisteme yazmanın antrenöre faydası ne?

Tek bir antrenman için faydası sınırlıdır; fayda süreklilikte çıkar. Planlar kayıtlı kaldığında haftalık döngü görünür olur, bir önceki haftanın ne çalıştığı hatırlanır ve bir antrenör izne çıktığında yerine gelen kişi ne yapacağını bilir.