Spor Okulu Malzeme Takibi: Forma, Zimmet ve Kayıp

Spor okulu malzeme takibi, kulüplerin en son ciddiye aldığı defterdir. Aidat tutulur, yoklama tutulur, karne tutulur — ama forma, top, huni ve kaleci eldiveni "ortada" bir yerdedir. Depo kapısı açıktır, malzemeyi alan alır, sezon sonunda sayım yapılmaz çünkü zaten neyin ne kadar olduğu bilinmemektedir.

Bu, görünmez bir gider kalemidir. Görünmezliğinin sebebi de basittir: malzeme parası bir kerede, sezon başında çıkar. Fatura ödendiği gün acıtır, sonra unutulur. Oysa sezon içinde damlaya damlaya kaybolan malzemenin toplamı, çoğu kulüpte bir antrenörün aylığına yaklaşır.

Önce ayrım: sarf mı, demirbaş mı, zimmet mi

Tek bir "malzeme listesi" tutmaya çalışmak işe yaramaz, çünkü üç farklı şeyden bahsediyoruz ve üçünün takip mantığı ayrıdır.

Sarf malzeme tükenir: bant, sprey, su, ilk yardım malzemesi, patlayan top. Bunları tek tek takip etmeye kalkarsanız hiç tutamazsınız. Doğru yöntem stok seviyesidir: "10 topun altına düşünce sipariş" gibi bir eşik belirlenir, ayda bir sayılır, gerisi karıştırılmaz.

Demirbaş kalır: kaleler, file, sehpa, ağırlık, ilk yardım çantası, projeksiyon, jeneratör. Bunların listesi kısadır ve sayısı yıl içinde neredeyse hiç değişmez. Her birinin alım tarihi, adedi ve bulunduğu tesis yazılır. Yılda iki kez sayılması yeter.

Zimmetli malzeme birine teslim edilir: sporcuya verilen forma, eşofman, çanta, antrenöre verilen top filesi, kronometre, kapı anahtarı. Asıl kayıp buradadır ve tek çözümü kime, ne zaman, kaç adet sorusunun bir yerde yazılı olmasıdır.

Zimmet kaydı ne kadar olmalı

İnsanların zimmetten kaçmasının sebebi, gözlerinde bir bürokrasi canlanmasıdır. Oysa işe yarayan zimmet kaydı tek satırdır: kime, ne, kaç adet, hangi tarihte, hangi bedelle, iade edilecek mi.

Son iki sütun en çok atlananlardır ve en çok işe yarayanlardır.

Bedel, malzemenin ücretsiz mi verildiğini yoksa ücretinin aidata mı ekleneceğini söyler. Forma çoğu kulüpte satılır; kaydı tutulmadığında ise sezon ortasında "ben bunun parasını ödemiştim" tartışması çıkar ve kimsenin elinde belge olmaz.

İade edilecek mi sütunu ise malzemeyi ikiye ayırır: sporcunun malı olan (forma, çorap) ve kulüpte kalan (kaleci eldiveni, deplasman forması, antrenöre verilen ekipman). Ayrılan bir sporcunun ya da işten çıkan bir antrenörün ardından "bizde ne kaldı" sorusu ancak bu sütun varsa cevaplanabilir.

Kaydın nerede tutulduğu, tutulduğu gerçeğinden daha az önemlidir. Bir defter de olur, ortak bir tablo da. Kritik olan, teslimin teslim anında kaydedilmesidir. "Akşam yazarım" diye ayrılan malzeme yazılmaz.

Forma dağıtımı: sezonun en kaotik iki haftası

Forma, malzeme takibinin en zor parçasıdır çünkü beden, sipariş, ödeme ve teslim aynı anda yürür.

Sahada işe yarayan sıra şudur: önce beden ölçüsü tek seferde toplanır (deneme setiyle, tahminle değil — çocuklar yaz boyunca büyür ve veli beyanı çoğu zaman bir beden küçük gelir). Sonra sipariş verilir. Mal geldiğinde isim isim ayrılır, tek tek poşetlenir. Teslim sırasında beden ve numara aynı satıra yazılır, teslim alan veli ya da sporcu işaretlenir.

En çok hata yapılan yer teslim anıdır: antrenman sonu, karanlık, veliler kapıda, çocuklar acele ediyor. O kalabalıkta "sonra yazarız" denilen 6-7 forma her sezon kaybolur. Teslimi ayrı bir güne ve ayrı bir kişiye vermek, bu kaybın tamamını önler.

Bir de numara meselesi vardır. Sırt numarası bir kez verilir ve sezon boyunca değişmez; ayrılan sporcunun numarası o sezon başkasına verilmez. Yoksa maç kaydında, karnede ve fotoğrafta aynı numara iki çocuğa denk gelir.

Sezon sonu sayımı 40 dakikadır

Sayımı büyütmeyin. Sezon sonunda bir antrenör ve bir yönetici depoya girer, listeyi açar, sayar. Çıkan üç sonuç vardır: elde olan, zimmette görünen, kayıp.

Kayıp kalemi sıfır çıkmaz — hiçbir kulüpte çıkmaz. Amaç sıfır değil, sayının bilinmesidir. Bildiğiniz anda iki karar kendiliğinden gelir: hangi malzemeyi artık zimmetle vermeyeceğiniz (çünkü hiç dönmüyor) ve gelecek sezonun malzeme bütçesinin ne kadar olması gerektiği. Bu ikinci karar doğrudan gelir gider tablosuna yazılacak bir rakamdır.

Sayım ayrıca kayıt formuyla da konuşur: hangi malzemenin ücrete dâhil olduğu kayıt anında yazılıysa sezon içindeki tartışmaların çoğu doğmadan biter. Kayıt formunda hangi alanların şart olduğunu ayrıca yazmıştık. Antrenöre teslim edilen ekipman ise işe alma ve ayrılma sürecinin parçasıdır; antrenör deneme süreci yazısındaki teslim listesi mantığı burada da geçerlidir.

Kimin işi

Malzeme takibi yöneticinin değil, bir kişinin işidir. İsmi belli olsun. Küçük kulüplerde bu genellikle en kıdemli antrenördür; büyüdükçe idari işlere bakan kişiye geçer. Herkesin sorumlu olduğu depo, kimsenin sorumlu olmadığı depodur.

Tennumber tarafında bunun karşılığı sporcu kaydının malzeme adımıdır: kayıt sırasında sporcuya zimmetlenen malzeme işaretlenir, ekipman satışı "ödendi" işaretlendiğinde geliri ön muhasebeye kendiliğinden düşer — yani zimmet ile para aynı kaydın iki yüzü olur. Yukarıdaki üç kategorinin ikisi daha karşılığını buluyor: mağazada her ürün bedenleriyle tutulur, tedarikçiden gelen parti birim maliyetiyle girilir ve teslim ettikçe stok bu partilerden düşer; kaybolan ürün fire olarak kaydedilir. Kulübün kendi eşyası — file, kronometre, taşınabilir kale — ise Demirbaş bölümünde antrenöre ya da takıma zimmetlenir, iade tarihi ve geçmişiyle birlikte. Sayım günü "zimmette görünen" listesini böylece ekrandan alırsınız; parası da ön muhasebe tarafına aynı anda işlenir. Kendi malzeme listenizle nasıl duracağını kısa bir demo görüşmesinde gösterebiliriz.

Sık Sorulan Sorular

Spor okulunda malzeme takibi nasıl yapılır?

Malzemeyi üçe ayırarak: tükenen sarf malzemesi stok eşiğiyle, kalıcı demirbaş yılda iki sayımla, kişiye teslim edilen malzeme ise zimmet kaydıyla takip edilir. Zimmet satırında kime, ne, kaç adet, hangi tarihte, hangi bedelle verildiği ve iade edilip edilmeyeceği yazar.

Zimmet kaydında hangi bilgiler olmalı?

Teslim alan kişi, malzemenin adı ve adedi, teslim tarihi, bedeli (ücretsiz mi, aidata mı ekleniyor) ve iade edilecek olup olmadığı. Son iki alan, sporcu ayrıldığında ya da antrenör işten çıktığında kulüpte ne kaldığını cevaplayan alanlardır.

Forma dağıtımı nasıl düzenlenir?

Beden ölçüleri deneme setiyle tek seferde toplanır, sipariş sonrası formalar isim isim ayrılıp poşetlenir ve teslim ayrı bir güne, ayrı bir kişiye verilir. Antrenman sonundaki kalabalıkta yapılan teslimlerde kayıt tutulamaz ve her sezon birkaç forma kaybolur.

Malzeme sayımı ne sıklıkta yapılmalı?

Sarf malzemesi ayda bir, demirbaş yılda iki kez, zimmetli malzeme ise sezon sonunda sayılır. Amaç kaybı sıfırlamak değil, kayıp miktarını bilmektir; bilinen kayıp bir sonraki sezonun malzeme bütçesini ve hangi malzemenin artık zimmetle verilmeyeceğini belirler.

Malzemeden kim sorumlu olmalı?

Adı belli tek bir kişi. Küçük kulüplerde genellikle en kıdemli antrenör, kulüp büyüdükçe idari işlere bakan personel. Sorumluluğun tüm ekibe yayıldığı depolarda kayıt tutulmaz ve sezon sonunda neyin nerede olduğu bilinmez.