Antrenmanda Yoklama Nasıl Alınır? İşleyen Düzen

Yoklama, spor okullarında en çok ihmal edilen ve en çok işe yarayan kayıttır. Antrenör için fazladan bir iş gibi görünür; oysa kulübün elinde sporcunun kopmaya başladığını önceden gösteren başka bir göstergesi yoktur. Soru şu: antrenmanda yoklama nasıl alınır ki hem antrenöre yük olmasın hem de ay sonunda gerçeği anlatsın?

Cevap bir yazılım sorusundan önce bir düzen sorusudur. Çoğu kulüpte yoklama vardır ama düzen yoktur: kimin alacağı belli değildir, ne zaman alınacağı belli değildir, "gelmedi" yazıldıktan sonra ne olacağı hiç belli değildir. Bu üç belirsizlik giderilmeden hangi araç kullanılırsa kullanılsın kayıt eksik kalır.

Kim alır: sahadaki antrenör, başkası değil

Yoklamanın ofiste alınması en yaygın hatadır. Antrenman biter, antrenör akşam ya da ertesi gün ofise haber verir, biri tabloya girer. Bu zincirin her halkasında bilgi kaybolur: "iki kişi yoktu ama biri sonradan geldi" cümlesi kayda geçmez.

Yoklamayı sahadaki antrenör alır, çünkü doğru bilgi yalnızca onda vardır. Yönetici yoklamayı girmez, denetler. Bu ayrım kurulmadığında antrenör kendini "formalite dolduran" biri gibi görür ve kayıt gerçeği değil, hatırlananı yansıtır.

İkinci bir antrenör veya yardımcının olduğu gruplarda görevi tek kişiye bağlamak gerekir. "İkimizden biri alır" demek, çoğu hafta kimsenin almaması demektir.

Ne zaman alınır: ısınmanın içinde, antrenmanın sonunda değil

Yoklamanın en iyi zamanı ısınmanın ilk dakikalarıdır. O an çocuklar bir arada, antrenör kenarda ve kimse henüz oyuna girmemiştir.

Antrenmanın sonuna bırakmak iki sorun yaratır. Birincisi, o anda herkes dağılmaya başlar ve işi yapmak zorlaşır; ikincisi, geç kalan çocuk ile hiç gelmeyen çocuk arasındaki fark kaybolur. Oysa bu fark önemlidir: sürekli geç kalan çocuğun sorunu genelde ulaşımdır, hiç gelmeyenin sorunu genelde başka bir şeydir.

Pratikte işleyen kural şudur: ısınmada işaretle, antrenman bitmeden gözden geçir. Sonradan gelen çocuğun durumu düzeltilir ve kayıt o antrenmanın içinde kapanır. Ertesi güne kalan hiçbir yoklama doğru dolmaz.

Ne kaydedilir: dört durum ve bir sebep

"Geldi" ile "gelmedi" bir kulübü yönetmeye yetmez. Dört durum pratikte her şeyi kapsar:

• Geldi — antrenmanda, zamanında.
• Geç kaldı — geldi ama ısınmayı kaçırdı. Ayrı tutulmalı; aksi halde devam oranı iyi görünürken grup düzeni bozulmaya devam eder.
• İzinli — önceden haber verilmiş yokluk. Velinin haber verdiği yokluğu "gelmedi" diye kaydetmek, haber veren veliyi cezalandırmak olur.
• Gelmedi — haber verilmemiş yokluk. Asıl ilgilenilmesi gereken durum budur.

"Gelmedi" yazıldığında yanına bir sebep de yazılmalı: hastalık, okul, ulaşım, sebep bilinmiyor. Üç hafta sonra "bu çocuk neden gelmiyor" diye sorulduğunda cevabı veren şey bu alandır. Sebep alanının neden boş bırakılmaması gerektiğini mazeret nedeni yazısında ayrıntılı yazmıştım.

Sebep bilinmiyorsa "sebep bilinmiyor" yazmak, boş bırakmaktan iyidir: ay sonunda kaç yokluğun sebebinin bilinmediğini görmek de bir bilgidir.

Kayıttan sonra ne olur: eşik ve eylem

Toplanan kaydın bir karara bağlanmaması, yoklamanın en sık rastlanan ölüm biçimidir. Kayıt vardır, kimse bakmaz.

İşleyen düzen iki eşiğe dayanır. Üst üste iki yokluk bir mesaj gerektirir — kısa, yargılamayan, "iyi misiniz" tonunda. Çoğu zaman cevabı basittir ve o mesaj çocuğu kulüpte tutar. Dört haftada devamın yarının altına düşmesi ise bir telefon gerektirir; mesaj yetmez, konuşmak gerekir.

Eşikleri kulüp olarak bir kez belirleyip yazılı hale getirmek önemlidir. Aksi halde her antrenör kendi eşiğini kullanır: biri iki haftada arar, biri hiç aramaz, veliler arasında "bizim hoca ilgilenmiyor" kıyaslaması başlar.

Devamsızlığın sebebine göre nasıl farklı davranılması gerektiğini devamsızlık neden artıyor yazısında ayırmıştım; aynı yokluk, sebebi okul sınavı olduğunda ile sebebi antrenman saati olduğunda farklı iki iş demektir.

Kâğıt, Excel ve telefon

Kâğıt liste sahada hızlıdır ama oran hesaplamaz ve kaybolur. Excel oranı hesaplar ama sahada doldurulamaz; akşam ofiste doldurulan tablo, hatırlananı kaydeder. Yoklamayı Excel'de tutmanın düzenini ve devam oranı formülünü yoklama çizelgesi yazısında anlatmıştım — küçük bir kulüpte bu düzen yeterli olabilir.

Ölçek büyüdükçe asıl sınır şurada ortaya çıkar: kayıt sahada tutulmalı, oran kendiliğinden hesaplanmalı ve ardışık devamsızlık kimse bakmadan görünür olmalı. Bu üçünü aynı anda sağlayan tek şey, antrenörün telefonunda duran bir ekrandır.

Tennumber'da yoklama ekranı bunun için kurulu: her sporcu için büyük bir kart var, karta dokununca geldi/gelmedi işaretleniyor, rozetten Geç Kaldı ve İzinli seçilebiliyor. "Gelmedi" seçildiğinde mazeret nedeni zorunlu hâle geliyor, altta canlı sayaç duruyor ve kayıt otomatik düşüyor — ayrıca kaydet basmaya gerek yok (yoklama nasıl çalışır). Devam oranı bu kayıttan kendiliğinden çıkıyor, veli de çocuğunun devam oranını ve takvimini kendi uygulamasından görüyor. Yukarıdaki iki eşikten ardışık devamsızlık bildirimi kurallı olarak kurulabiliyor; "dört haftada yarının altı" gibi bir eşik için ayrı bir otomatik uyarı düğmesi ise yok — o eşiği devam oranına bakarak siz koyuyorsunuz. Kendi gruplarınızda yoklama düzeninin neye benzeyeceğini kısa bir demo görüşmesinde birlikte kurabiliriz.

Sık Sorulan Sorular

Antrenmanda yoklama hangi dakikada alınmalı?

Isınmanın ilk dakikalarında alınması en pratiğidir; çocuklar bir arada olur ve antrenman henüz başlamamıştır. Antrenman bitmeden bir kez gözden geçirip sonradan gelenleri düzeltmek yeterlidir.

Yoklamayı antrenör mü yönetici mi almalı?

Sahadaki antrenör alır, çünkü doğru bilgi yalnızca onda vardır. Yöneticinin işi yoklamayı girmek değil, alınıp alınmadığını ve devam oranlarını düzenli olarak gözden geçirmektir.

Geç kalan sporcu devamsız sayılır mı?

Sayılmaması, ama ayrı bir durum olarak kaydedilmesi doğrudur. Geç kalma genelde ulaşım ya da saat sorununa işaret eder; devamsızlıkla aynı kutuya atıldığında bu bilgi kaybolur.

Devam oranı nasıl hesaplanır?

Bir dönemde katılınan antrenman sayısı, o dönemde yapılan toplam antrenman sayısına bölünür. İzinli yokluklar ayrı tutulduğunda oran daha anlamlı olur; sebebi bilinen ve bilinmeyen yoklukları ayırmak da yararlıdır.

Üst üste gelmeyen sporcu için ne yapılmalı?

İki yokluktan sonra kısa ve yargılamayan bir mesaj, dört hafta içinde devam yarının altına düştüyse telefonla bir görüşme işe yarar. Eşikleri kulüp olarak bir kez belirleyip bütün antrenörlerin aynı eşiği kullanması önemlidir.