Forma ve Ekipman Satışı: Stok, Zimmet, Tahsilat

Sezon başında forma gelir, kutular ofise yığılır, iki hafta boyunca herkes bir beden alır verir ve kasım ayında kimse kaç forma satıldığını, kaçının parasının alındığını, elde kaç tane kaldığını bilmez. Spor okulu ürün satışı kulüplerin en küçük gördüğü, ama oransal olarak en çok para kaçırdığı yerdir — çünkü aidat kaçarsa fark edilir, bir forma kaçarsa edilmez.

Kaybın büyük görünmemesi de tuzağın kendisi. Tek tek bakınca hiçbiri önemli değildir: bir beden değişimi, bir "sonra öderim", bir kaybolan eşofman. Sezon sonunda toplandığında ortaya bir antrenörün aylık ücreti kadar bir rakam çıkar ve kimse nereye gittiğini söyleyemez.

Önce iki kavramı ayırın: satış mı, zimmet mi?

Bu ayrım yapılmadan hiçbir düzen kurulamaz ve yapılmadığı için çoğu kulüpte kurulamamıştır.

• Satılan eşya velinin malıdır. Para karşılığı verilir, geri istenmez, yıprandığında kulübu ilgilendirmez. Forma, şort, çorap, çanta genelde buradadır.
• Zimmetli eşya kulübün malıdır. Kullanması için verilir, sezon sonunda geri istenir. Kaleci eldiveni, maç forması seti, file, top, taşınabilir kale, tablet, ilk yardım çantası.

İkisinin karışması en yaygın kayıp sebebidir. "Maç forması" hem satılan hem zimmetlenen bir şey gibi davranılırsa, sezon sonunda ne kaç tane satıldığı ne kaç tane geri geldiği bilinir.

Kural basit: her ürün ya satılır ya zimmetlenir, ikisi birden olmaz. Ve bu karar ürün listesinde, sezon başında yazılıdır.

Stok: sayım yapılmayan stok stok değildir

Stok takibi için karmaşık bir sistem şart değil ama üç bilgi mutlaka olmalı: ürün, beden, adet. Bedeni atlayan stok kaydı işe yaramaz — "kırk forma var" cümlesi, kırkının da XS olması ihtimali karşısında hiçbir şey anlatmaz.

Uygulamada işe yarayan düzen şu:

1. Giriş kaydı. Tedarikçiden gelen her parti kaydedilir: ne geldi, kaç adet, hangi bedenden, birim maliyeti ne. Birim maliyeti yazmazsanız kâr hesabı yapamazsınız.
2. Çıkış kaydı. Her verilen ürün kimin aldığı ve hangi bedende olduğu ile birlikte düşülür. "Ali'ye bir forma verdim" değil, "Ali Yılmaz'a 10 beden forma, ödendi/ödenmedi".
3. Dönemsel sayım. Sezon ortasında ve sonunda fiziksel sayım yapılır, kayıtla karşılaştırılır. Fark her zaman çıkar; önemli olan farkın büyüklüğünü görmek ve nereden geldiğini araştırmak.

Sayım yapılmayan stok, kâğıt üzerinde vardır, dolapta yoktur. Bu da kulübü verilerle yönetmenin en somut örneklerinden biri: kayıt ile gerçek arasındaki farkı ölçmediğiniz sürece hangisine güveneceğinizi bilemezsiniz.

Beden değişimi: en sessiz kayıp

Sezon başının klasiği. Çocuk 10 beden alır, dar gelir, 12 ile değişir. Bu değişim kaydedilmezse stokta iki hata birden oluşur: 10 beden fazla görünür (aslında elde), 12 beden fazla satılmış görünmez.

Üstelik değişen forma çoğu zaman satılamaz hâle gelmiştir — giyilmiş, yıkanmış, isim baskısı yapılmıştır. Bu doğrudan zarardır ve hiçbir yerde görünmez.

İki pratik önlem:

• Beden ölçüsü alın, tahmin etmeyin. Sezon başında numune setiyle deneme yapmak, sonradan yapılacak on değişimi engeller.
• Değişim kuralını yazın. Ne kadar süre içinde, hangi koşulda değişim yapılır? İsim baskısı yapıldıktan sonra değişim var mı? Bu iki cümle sezon başında velilere söylenirse kimse alınmaz; sonradan söylenirse herkes alınır.

"Sonra öderim" ile nasıl başa çıkılır

Ürün satışında tahsilatın aidattan farkı şu: aidatın vadesi vardır, ürünün yoktur. Veli formayı alıp gider, ödeme "bir dahaki antrenmanda" kalır ve o antrenmanda herkes başka şey konuşur.

Sahada işe yarayan tek yaklaşım: ürün ödemesi ile teslim aynı anda olur. Peşin alınamıyorsa ürün teslim edilmez, ayrılır ve üzerine isim yazılır. Bu katı görünür ama aslında velinin de lehinedir: ödenmemiş üç kalem birikip tek seferde önüne geldiğinde daha çok rahatsız olur.

Peşin alınamayacak durumlar için de düzen kurulabilir:

• Ürün bedeli veli hesabına borç olarak yazılır ve aidatla aynı yerden takip edilir. Ayrı bir defterde duran ürün borcu, takip edilmeyen borçtur.
• Ödeme günü belirlenir ve hatırlatma gider. Aidat hatırlatmasının nasıl yazılacağını aidat hatırlatma mesajı örnekleri yazısında anlatmıştım; ürün borcunda da aynı dil işe yarar.
• Toplu alımlarda (tüm takıma forma) sipariş para toplandıktan sonra verilir. Aksi hâlde tedarikçiye ödenen para kulübün cebinden çıkar ve aylarca geri gelmez.

Kaybolan malzeme ve zimmetin geri dönüşü

Zimmetli eşyanın kaybı ayrı bir başlık. Burada işe yarayan tek şey teslim kaydıdır: kime, ne zaman, hangi eşya verildi ve ne zaman geri alınacak.

Üç pratik not:

• Zimmet kaydı imzalı olsun. Dijital bir onay da olur; önemli olan velinin ya da antrenörün "aldım" demiş olması.
• Sezon sonunda geri toplama tarihi baştan belli olsun. "Sezon bitince toplarız" cümlesiyle toplanan eşya azdır.
• Kaybolan eşyanın bedeli sezon başında yazılı olsun. Kayıp anında pazarlık yapmak ilişkiyi bozar; baştan bilinen bir kural bozmaz.

Antrenörlere verilen eşya da zimmettir. Personel değişiminde en çok kaybolan şeyler bunlardır ve çıkış işlemlerinde zimmet kontrolü yapılmayan kulüpte her ayrılan antrenörle birlikte bir miktar malzeme gider.

Küçük bir kâr-zarar disiplini

Ürün satışının kulübe kazandırıp kazandırmadığını bilmek için üç sayı yeter: alış maliyeti, satış bedeli, elde kalan. Dördüncü olarak da "değişim/kayıp nedeniyle satılamayan" kalemini eklerseniz gerçeğe yaklaşırsınız.

Amaç mağazadan büyük kâr etmek olmayabilir — çoğu kulüp için forma bir gelir kalemi değil, aidiyet aracıdır. Ama zarar ettiğini bilmeyen kulüp, aidiyet için ne ödediğini de bilmiyordur. Bunu gelir gider tablosunda ayrı bir satır olarak tutmak yeterli.

Tennumber'ın mağaza ve demirbaş/zimmet bölümleri de satılan ürünle kulübe ait eşyayı aynı yerde ama ayrı kayıtlarla tutmak için var.

Sık Sorulan Sorular

Spor okulunda forma satışı nasıl takip edilir?

Her ürünün girişi, çıkışı ve bedeni kaydedilmeli; çıkışta ürünü kimin aldığı ve ödemenin alınıp alınmadığı yazılmalıdır. Sezon ortasında ve sonunda fiziksel sayım yapılıp kayıtla karşılaştırılmadan hiçbir stok kaydı güvenilir sayılmaz.

Zimmet ile satış arasındaki fark nedir?

Satılan ürün velinin malıdır ve geri istenmez; zimmetli eşya kulübün malıdır, kullanım için verilir ve belirli bir tarihte geri alınır. Bir ürün ya satılır ya zimmetlenir, ikisi birden olmaz.

Forma parası peşin alınmalı mı?

En sağlıklısı ödemeyle teslimin aynı anda olmasıdır. Peşin alınamıyorsa ürün bedeli velinin hesabına borç olarak yazılmalı ve aidatla aynı yerden takip edilmelidir; ayrı defterde duran borç takip edilmiyor demektir.

Kaybolan zimmetli malzemenin bedeli veliden istenebilir mi?

İstenebilir, ancak bunun sezon başında yazılı olarak duyurulmuş olması gerekir. Kayıp anında konuşulan bedel tartışma yaratırken, baştan bilinen kural genellikle sorunsuz kabul ediliyor.