Spor Kulübü Gelir Gider Tablosu: Kalemler ve Aylık Düzen

Ay sonunda "bu ay kâr ettik mi?" diye sorduğumda yıllarca aldığım cevap kasadaki paraydı. Kasa doluysa iyi, boşsa kötü. Oysa kasa, o ay giren ve çıkan paranın değil, o gün elde kalanın resmidir: sezon başında toplanan peşin aidatlar kasayı şişirir, yaz aylarında salon kirası aynı kalırken aidatlar düşer ve kasa boşalır. Kâr mı ettik, zarar mı, kasa bunu söylemez.

Bunu gösteren en sade araç bir spor kulübü gelir gider tablosu. Muhasebe programı değil, mali müşavirin tuttuğu resmî defterin yerine geçen bir şey de değil; yöneticinin her ay bakıp karar verdiği tek sayfa. Aşağıda kalem listesini, tablonun düzenini ve bu tablodan çıkan en işe yarar sayıyı veriyorum.

Gelir kalemleri

Çoğu kulüpte gelirin büyük kısmı aidattır, ama tek kalem değildir. Ayrı satırlarda tutun:

• Aidat — aylık ya da dönemlik paket ödemeleri
• Kayıt ücreti — alıyorsanız ayrı; aidata karışırsa fiyat kurgusunu okuyamazsınız
• Forma ve malzeme satışı
• Kamp, turnuva ve etkinlik katılım ücretleri
• Özel ders
• Saha ya da salon kiraya verme — kendi tesisiniz boş saatlerde kiraya çıkıyorsa
• Sponsorluk ve destekler
• Bağış ve üye aidatı — dernek yapısındaysanız; dernek üye aidatı ile sporcu aidatını karıştırmayın

Aidat satırına tahsil edilen tutarı yazın, kesilen tutarı değil. Tahakkuk ile tahsilat arasındaki farkı ayrıca izlemek gerekir; o konuyu tahsilat oranı yazısında anlattık.

Gider kalemleri

Giderleri sabit ve değişken diye ikiye ayırın. Sabit giderler sporcu sayısı ne olursa olsun ödenir; değişkenler sporcu ya da faaliyetle birlikte artar.

Sabit giderler

• Saha ya da salon kirası
• Antrenör ve personel ücretleri, SGK primleri
• Tesis giderleri: elektrik, su, doğalgaz, internet
• Muhasebe ve mali müşavir ücreti
• Yazılım, telefon, iletişim
• Sigorta (yıllık poliçe)

Değişken giderler

• Malzeme: top, huni, yelek, ilk yardım malzemesi
• Forma alımı (satış için ya da pakete dahil)
• Maç ve turnuva ulaşımı
• Federasyon, lisans, vize ve turnuva katılım ücretleri
• Hakem ve organizasyon giderleri (düzenlediğiniz turnuvalarda)
• Pazarlama: reklam, broşür, etkinlik
• Banka ve kart komisyonları
• Bakım ve onarım

Kart komisyonunu ayrı satır olarak yazmak önemli. Taksitli tahsilat arttıkça bu satır büyür; fiyatlandırmada hesaba katılmadıysa kârın bir kısmı sessizce oradan gider.

Aylık tablonun düzeni

Tek sayfa, basit bir yapı:

Sütunları takvim yılına göre değil sezona göre dizin: eylülde başlayıp ağustosta biten bir sıra, sezon başı kayıt dalgasını ve yaz düşüşünü aynı sayfada gösterir.

En alttaki iki satır tablonun en değerli kısmıdır.

Sporcu başı gider: fiyatın alt sınırı

Sporcu başı gider = Toplam gider ÷ Aktif sporcu sayısı

Bu sayı size aidatın alt sınırını söyler. Bir örnekle (rakamlar temsilîdir): aylık toplam gideriniz 180.000 ₺ ve aktif sporcunuz 90 ise sporcu başı gideriniz 2.000 ₺'dir. Ortalama aidatınız 2.200 ₺ ise sporcu başına kalan 200 ₺, kulübün bütün kârı ve yedeğidir. Kardeş indirimi, burslu sporcu ve geciken aidat bu farkı çok hızlı eritir.

Aynı hesabı sabit giderler için ayrıca yapın. Sabit giderleri ortalama aidata böldüğünüzde, kaç sporcuyla başa baş noktasına geldiğinizi bulursunuz. Bu sayının altına düşülen ay, kulüp cebinden ödüyor demektir.

Yıllık giderleri aylara dağıtın

Sigorta poliçesi, federasyon vizeleri, sezon başı forma alımı ve malzeme yenileme bir ayda ödenir ama bütün sezona hizmet eder. Hepsini ödendiği aya yazarsanız eylül felaket, kasım harika görünür; ikisi de yanlıştır.

Tabloya iki sütun ekleyin: ödenen ve karşılık. Yıllık 24.000 ₺'lik bir gideri her aya 2.000 ₺ karşılık olarak yazın; ödeme ayında kasadan çıkan tutar ayrıca görünsün. Böylece hem gerçek aylık maliyeti hem de nakdin ne zaman çıkacağını bilirsiniz. Sezon başında bu karşılıkların toplamını ayrı bir hesapta tutmak, yaz aylarının sıkışıklığını büyük ölçüde çözer.

Üç disiplin

Her gidere belge. Fiş, fatura, dekont. Belgesi olmayan gider tartışmaya açıktır; iki ortaklı kulüplerde bu tartışma ortaklığı bitirebilir.

Kasa ve banka ayrı. Nakit tahsilatı banka hareketleriyle aynı satıra yazmayın; ay sonunda kasada sayılan para ile tablodaki nakit tutmalı.

Kişisel harcama karışmaz. Kulüp kartıyla ödenen bir akşam yemeği ya da kulüp kasasından verilen kişisel borç, tablonun güvenilirliğini tek kalemde bitirir.

Excel bu tabloyu rahatça taşır; zorlandığı yer, aidat tahsilatının ayrı bir dosyada tutulup her ay elle taşınmasıdır. Excel ile yazılım arasındaki bu sınırı aidat takip programı yazısında tartışmıştık. Bu tabloyu diğer temel raporlarla birlikte okumak içinse spor kulübünü verilerle yönetmek yazısına bakabilirsiniz.

Son bir not: bu tablo bir yönetim aracıdır, resmî muhasebe değildir. Şirket, şahıs işletmesi ya da dernek olmanıza göre defter ve beyan yükümlülükleriniz farklıdır; onları mali müşavirinizle yürütün.

Tennumber'da aidat ekranında alınan tahsilat Finans'a kendiliğinden geçiyor; gider tarafında Maaş, Kira, Saha, Demirbaş, Ekipman, Fatura ve Ulaşım gibi hazır kategoriler var, her gidere fiş ya da fatura eklenebiliyor ve Kâr-Zarar tablosu CSV olarak indirilebiliyor.

Sık Sorulan Sorular

Spor kulübü gelir gider tablosu nasıl hazırlanır?

Satırlara gelir ve gider kalemleri, sütunlara sezonun ayları yazılır; giderler sabit ve değişken diye ikiye ayrılır. En alta net sonuç, aktif sporcu sayısı ve sporcu başı gider satırları eklenir.

Spor kulübünün giderleri nelerdir?

Sabit giderler saha veya salon kirası, antrenör ve personel ücretleri ile SGK primleri, tesis faturaları, muhasebe ve sigortadır. Değişken giderler ise malzeme, forma, ulaşım, federasyon ve turnuva ücretleri, pazarlama ve kart komisyonlarıdır.

Sporcu başı maliyet nasıl hesaplanır?

Aylık toplam gider, o aydaki aktif sporcu sayısına bölünür. Çıkan sayı aidatın alt sınırını gösterir; ortalama aidat ile bu sayı arasındaki fark, kulübün sporcu başına kalan payıdır.

Gelir gider tablosu muhasebenin yerine geçer mi?

Geçmez. Gelir gider tablosu yöneticinin karar vermesi için tutulan bir yönetim aracıdır; resmî defter ve beyan yükümlülükleri şirket, şahıs işletmesi ya da dernek yapısına göre değişir ve mali müşavirle yürütülmelidir.