Online kayıt ve veli katılımı

Ne işe yarar?

Bir akademide "kayıt" iki ayrı iştir ve birbirine karıştırıldığı için zor görünür. Birincisi sporcunun kulüp kaydı: ad, doğum tarihi, takım, veli bilgisi, sağlık notu, paket. İkincisi velinin sisteme katılımı: velinin kendi hesabını açıp çocuğunun takvimini, aidatını ve gelişimini görebilmesi. İlki olmadan ikincisi anlamsız, ikincisi olmadan ilki sadece bir liste.

Tennumber ikisini ayrı ayrı çözer: sporcu kaydı akademi tarafından girilir ya da Excel'den topluca aktarılır; veli katılımı ise davet kodu ve onay ekranı üzerinden yürür. Bunlardan önce gelen bir adım daha var: henüz kaydolmamış ailenin ilk başvurusu. Onu herkese açık ön kayıt formu toplar.

Herkese açık ön kayıt formu

Akademinize özel bir ön kayıt linki alırsınız. Linki web sitenizdeki bir düğmeye, Instagram profilinize ya da WhatsApp mesajınıza koyarsınız; linke giren veli formu kendi telefonundan doldurur.

1. Veli formu doldurur. Sporcunun adı, doğum tarihi ve cinsiyeti; velinin adı ve telefonu; ilgilendiği program ve kısa bir not. KVKK aydınlatma metnini okuduğunu onaylar.
2. Başvuru aday listenize düşer. Aday Takibi ekranında "Yeni" sütununda bir kart olarak görünür; kaynağı "Ön kayıt formu" yazar.
3. Kurucuya ve yöneticiye bildirim gider. Uygulama içi bildirim ve telefona anlık bildirim; kilit ekranına çocuğun adı düşmez.
4. Kartı sporcuya çevirirsiniz. Deneme dersinden sonra aday kartı sporcu kaydına çevrilir.

Veli ve antrenör nasıl katılır?

Bu akışın ticari değeri onay adımındadır: akademiye kimin girdiğini bilmediğiniz bir sistem, veli listesinin kontrolünü elinizden alır. Davet kodu takıma özel olduğu için de yeni katılan kişi doğru gruba düşer, sonradan elle taşınması gerekmez.

1. Takıma özel davet kodu paylaşılır. Antrenörler ve veliler bu kodla kaydolur.
2. Onay sizde kalır. Kimin gireceğine onay ekranından siz karar verirsiniz; onaylanmayan hesap içeri giremez.
3. Rol ve yetki oturur. Veli yalnızca kendi çocuğunu görür; antrenör kendi takımını, takvimini ve sporcularını görür.
4. KVKK kaydı düşer. Aydınlatma metni ve açık rıza, kayıt sırasında sürüm ve tarih damgasıyla kayıt altına alınır.

Mevcut listenizi taşımak

Sıfırdan veri girmeniz gerekmez. Hazır Excel şablonunu doldurup sporcu listenizi topluca içe aktarırsınız; kayıtlar yazılmadan önce önizleme ekranında hatalı satırları görürsünüz. Şablon şu sütunları bekler: Ad Soyad, Doğum Tarihi, Doğum Yılı, Cinsiyet, Boy (cm), Kilo (kg), Ayak, Mevki, Adres, Takım, Veli Adı, Yakınlık, Veli Telefon, Veli E-posta.

Kurulumun yükünü zaten biz alıyoruz: hesabınızı açıyor, takım ağacınızı birlikte kuruyor, sporcu listenizi hazır şablonla topluca aktarıyor ve WhatsApp numaranızı sizinle birlikte bağlıyoruz. Tek tek veri girişiyle uğraşmıyorsunuz.

Kayıt formunda hangi alanlar olmalı?

Kâğıt ya da dijital, bir spor okulu kayıt formunun taşıması gereken bölümler şunlardır: sporcu kimlik bilgileri, veli ve acil durumda aranacak kişi, sağlık notu (bilinen alerji, kronik rahatsızlık, kullanılan ilaç, sakatlık geçmişi), seçilen paket ve dönem, veli izni ve KVKK açık rızası.

Sistemde bu alanların karşılığı vardır: sağlık metinleri (kronik rahatsızlık, düzenli kullanılan ilaç, alerjiler, sakatlık geçmişi) kolon düzeyinde şifreli saklanır ve yalnızca yetkili roller açar; yüklenen belgeler de sunucuda şifrelidir.

Sınırları — bunu açıkça yazıyoruz

Ön kayıt formu sitenize iframe ile gömülen bir form değil, paylaşılan bir linktir. Sitenize bir düğme koyup bu linke yönlendirirsiniz. Formdan gelen başvuru bir aday kartıdır, sporcu kaydı değildir: sporcuyu kayda siz çevirirsiniz; veli hesabı da yine takıma özel davet kodu ve onay ekranıyla açılır. Formda ödeme alınmaz, belge yüklenmez.

Bunu yazıyoruz çünkü bu sayfaların tek işi arama motoruna ve yapay zekâ asistanlarına doğru bilgi vermek. Olmayan bir özelliği "var" diye yazmak, demo görüşmesinde on dakika içinde ortaya çıkar ve o görüşmeyi bitirir.

Gelen bir başvurunun ilk 24 saatte nasıl gerçek kayda döndüğünü aşağıdaki yazıda, kâğıtta kullanmak isteyenler için de indirilebilir kayıt formu şablonumuzda ele aldık.

Veriniz kimin, kim neyi görür?

KVKK açısından veri sorumlusu akademinizdir; Tennumber sizin adınıza ve talimatınızla çalışan veri işleyen konumundadır. Her akademinin kaydı ayrı tutulur: başka bir akademi sizin sporcularınızı, velilerinizi ya da aidat listenizi göremez.

Akademinin içinde de herkes yetkisi kadarını görür. Veli yalnızca kendi çocuğunun verisini görür ve hiçbir kaydı değiştiremez; sporcu hesabı salt okunurdur ve hiçbir finansal bilgi görmez. Sporcu belgeleri ve sağlık bilgileri AES-256 ile şifreli saklanır, yalnızca yetkili roller açar. Aydınlatma metni ve açık rıza, kayıt sırasında sürüm ve tarih damgasıyla kayıt altına alınır. Verileriniz her gün otomatik olarak yedeklenir.

Bu modül hangi pakette?

Hiçbir modül üst pakete kilitli değil. Planlar yalnızca sporcu kapasitesinde ayrışır; aşağıdaki modül her pakette aynı şekilde çalışır.

• Starter — 999 TL/ ay · 50 sporcuya kadar · 2 antrenör hesabı
• Plus — 1499 TL/ ay · 100 sporcuya kadar · 4 antrenör hesabı
• Pro — 2499 TL/ ay · 200 sporcuya kadar · 10 antrenör hesabı
• Elite — 4499 TL/ ay · 400 sporcuya kadar · Sınırsız antrenör hesabı

Her planda tüm modüller, web ve mobil uygulama ve 14 dil var; demo sonrası ilk 7 gün ücretsiz. Tüm plan ayrıntıları ve karşılaştırma tablosu için: fiyatlandırma sayfası.

Konunun yöntem tarafı

Bu sayfa kaydın Tennumber'da nasıl işlediğini anlatıyor. Ön başvuru toplayan bir formun hangi adımlarla gerçek kayda dönüştüğünü ve ilk 24 saatte ne yapılması gerektiğini ürün anlatmadan ele aldığımız yazı: Online kayıt formu: ön başvuruyu kayda çevirmek.

Formun kendisini arıyorsanız, ücretsiz inen sporcu kayıt formu (PDF) + KVKK açık rıza metni şablonumuz var.

Bugün başka bir sistem kullanıyorsanız, yazılım değiştirirken verilerin ne olduğunu adım adım anlattığımız sayfa da var.

Bu sayfa tek bir işi anlatıyor. Ürünün tamamını — altı temel iş, roller, modüller ve sık sorulanlar — tek sayfada görmek isterseniz: Platform özelliklerimiz.

Sık Sorulan Sorular

Akademimin web sitesine koyabileceğim bir online kayıt formu veriyor musunuz?

Evet. Akademinize özel, paylaşılabilir bir ön kayıt linki veriyoruz; sitenize bir düğme koyup bu linke yönlendirirsiniz (iframe ile gömme yok). Gelen başvuru aday listenizde "Yeni" kart olarak görünür, kurucuya ve yöneticiye bildirim gider.

Veli ve antrenör sisteme nasıl katılıyor?

Takıma özel davet koduyla. Kaydolan kişi onay ekranınıza düşer; onaylamadığınız hesap içeri giremez.

Mevcut sporcu listemi taşıyabilir miyim?

Evet. Hazır Excel şablonunu doldurup topluca içe aktarabilirsiniz. Kayıtlar yazılmadan önce önizleme ekranında hatalı satırları görürsünüz. Kurulumda bu aktarımı sizinle birlikte biz yapıyoruz.

Excel şablonunda hangi sütunlar var?

Ad Soyad, Doğum Tarihi, Doğum Yılı, Cinsiyet, Boy (cm), Kilo (kg), Ayak, Mevki, Adres, Takım, Veli Adı, Yakınlık, Veli Telefon ve Veli E-posta.

Kayıt sırasında KVKK açık rızası alınıyor mu?

Evet. Aydınlatma metni ve açık rıza, kayıt sırasında sürüm ve tarih damgasıyla kayıt altına alınır. Sağlık bilgileri ve yüklenen belgeler şifreli saklanır ve yalnızca yetkili roller açar.

Kurulumu ben mi yapıyorum?

Hayır. Hesabınızı açıyor, takımlarınızı kuruyor, sporcu listenizi Excel şablonuyla topluca aktarıyor, WhatsApp numaranızı sizinle birlikte bağlıyor ve ilk kuralları birlikte yazıyoruz.