Sporcu kayıt formu örneği (KVKK açık rıza metniyle)

Formun bölümleri

• 1. Sporcu bilgileri — ad soyad, T.C. kimlik no, doğum tarihi, cinsiyet, okul/sınıf, kan grubu, boy-kilo, adres.
• 2. Veli / yasal temsilci — ad soyad, yakınlık, cep telefonu, e-posta, ikinci veli.
• 3. Sağlık bilgileri — süreğen rahatsızlık, sürekli kullanılan ilaç, alerji, geçirilmiş sakatlık, acil durumda aranacak kişi, sağlık raporu teslim kaydı.
• 4. Kayıt ve ödeme — branş, takım/grup, başlangıç tarihi, antrenman gün ve saatleri, aylık aidat, ödeme günü.
• 5. KVKK — aydınlatma metni, üç ayrı açık rıza kutusu ve imza alanı.
• Akademi kullanımı — evrakı teslim alanın kontrol listesi (form, sağlık raporu, sözleşme, sisteme işlendi).

KVKK tarafı: neden üç ayrı kutu var

Kayıt formunda toplanan verilerin hepsi aynı hukuki zemine dayanmaz ve tek bir «okudum, kabul ediyorum» kutusu bu farkı gizler. Formdaki üç kutu bilerek ayrı:

• Sağlık verileri. Kronik rahatsızlık, ilaç, alerji ve sakatlık geçmişi 6698 sayılı kanunda özel nitelikli kişisel veridir; genel bir onayla değil, ayrı ve açık rızayla işlenir.
• Görsel ve işitsel kayıt. Antrenman ve maç fotoğraflarının sosyal medyada paylaşılması hizmetin yürütülmesi için zorunlu değildir — bu yüzden isteğe bağlıdır ve vermemek kaydı etkilememelidir. Formda bu cümle açıkça yazıyor.
• Ticari elektronik ileti. Kampanya ve duyuru mesajları izne tabidir. Buna karşılık aidat, yoklama ve etkinlik bildirimleri hizmetin yürütülmesi kapsamındadır; form bu ayrımı da yazıyor ki veli ikisini karıştırmasın.

Formu kullanmadan önce mutlaka doldurun

Formdaki «Veri sorumlusu» alanı boş bırakılmış. Orası akademinizin ticari unvanı, adresi ve iletişim bilgisiyle doldurulmadan form hukuken eksiktir — veli, hakkını kime karşı kullanacağını bilemez.

Aynı şekilde saklama süresi, verinin aktarıldığı taraflar (muhasebeci, federasyon, sigorta) ve varsa yurt dışına aktarım kendi işleyişinize göre tamamlanmalıdır.

Bu form bir örnektir, hukuki danışmanlık değildir. Akademinizin işleyişi standart dışıysa metni bir hukukçuya kontrol ettirin.

Kağıt formun iki zayıf noktası

• Veri kağıtta kalır. Acil durumda çocuğun alerjisini öğrenmek için sahadan ofise koşup klasör karıştırmak gerekir. Sağlık bilgisi en çok ihtiyaç duyulduğu anda en uzaktadır.
• Güncellenmez. Telefon numarası değiştiğinde kimse formu açıp düzeltmez; ikinci sezonda aradığınız numaraların bir kısmı çalışmaz.

Tennumber'da aynı iş nasıl yürüyor

Aynı alanlar sporcu kartında dijital olarak tutulur ve antrenör sahadan telefonuyla açabilir. Sağlık metinleri (süreğen rahatsızlık, sürekli kullanılan ilaç, alerji, sakatlık geçmişi) veritabanında düz metin olarak durmaz: AES-256-GCM ile kolon bazında şifrelenir. Yüklenen belgeler de diskte şifreli saklanır ve yalnızca yetkisi olan kullanıcıya açılır.

KVKK onam kaydı ayrı bir modül olarak tutulur; velinin hangi rızayı ne zaman verdiği kayıt altındadır.

Sık Sorulan Sorular

Sporcu kayıt formu Word olarak var mı?

Şu an yalnız PDF sürümü var. PDF'i yazdırıp elle doldurabilir ya da PDF düzenleyicilerle (ör. tarayıcınızın yazdırma/işaretleme aracı) dijital olarak doldurabilirsiniz. Akademi adınızı formun üst kısmındaki «Akademi adı / kaşe» alanına yazın ya da kaşenizi basın.

18 yaşından küçük sporcuda formu kim imzalar?

Veli ya da yasal temsilci. Formdaki imza alanı «Veli adı soyadı» olarak etiketlendi; reşit sporcularda aynı alanı sporcunun kendisi doldurur.

Sağlık raporu istemek zorunda mıyım?

Form bunu bir kayıt alanı olarak soruyor (teslim edildi / edilmedi + tarih). Zorunluluk branşınıza, yaş grubuna ve bağlı olduğunuz federasyonun kurallarına göre değişir; bu sayfa o konuda bir hüküm vermez.

Formda topladığım veriyi ne kadar saklamalıyım?

Kanun tek bir süre vermez; süre verinin işlenme amacına ve ilgili mevzuattaki saklama yükümlülüklerine bağlıdır. Formdaki metin «yasal saklama süresi boyunca» diyor ve süreyi sizin belirlemeniz için boş bırakıyor — kendi sürenizi yazın.