Yoklama Çizelgesi: Excel Düzeni ve Devam Oranı Formülü

Çoğu kulübün ilk yoklama çizelgesi, antrenörün defterine çizdiği bir tablodur: soldan isimler, üstten günler, kutulara tik. İlk ay işe yarar. İkinci ay birinin adı yanlış satıra yazılır, üçüncü ay iptal edilen antrenmanın sütunu boş kalır ve kimse o boşluğun "gelmedi" mi "antrenman olmadı" mı demek olduğunu hatırlamaz. Sezon sonunda "bu çocuğun devamı nasıldı?" sorusuna defterden cevap çıkmaz.

İyi bir yoklama çizelgesi, hem sahada otuz saniyede doldurulabilen hem de ay sonunda tek bir sayıya dönüşebilen çizelgedir. Aşağıda Excel ya da Google E-Tablolar'da kurabileceğiniz düzeni, durum kodlarını ve devam oranı formülünü veriyorum.

Düzen: grup başına bir sayfa, ay başına bir blok

• Her grup ayrı sayfa. U10 ile U12'yi aynı sayfaya koymayın; antrenman günleri farklıdır ve sütunlar kayar.
• Satırlar sporcular, alfabetik ya da forma numarasına göre. Ay ortasında katılanı en alta ekleyin.
• Sütunlar takvim günleri değil, planlanan antrenmanlardır. Salı-Perşembe-Cumartesi çalışan grubun ayda on iki-on üç sütunu olur, otuz değil.
• Son üç sütun hesap içindir: Katıldı, Planlanan, Devam %.

Başlık satırına tarihi yazın ("3 Ekim Sal"). Sütunu tarihsiz bırakırsanız, iki ay sonra hangi antrenmanın hangisi olduğunu kimse bilemez.

Durum kodları: dört harf yeter

Tik ve çarpı yetmez, çünkü "gelmedi"nin arkası bilgi taşır. Tek harfli kodlar kullanın:

İptal edilen antrenmanın sütununa hiçbir kod yazılmaz; başlığa "İPTAL" yazılır. Böylece o gün paydaya girmez.

Mazeretin sebebini aynı hücreye sıkıştırmayın. Hücreye "İ" yazın, sebebi hücre notuna ya da ayrı bir "Mazeret" sayfasına tarih ve kısa sebeple girin: hastalık, okul, seyahat, sakatlık. Sebebi tutmanın neden bu kadar önemli olduğunu yoklama ve mazeret nedeni yazısında anlattık.

Devam oranı formülü

Temel formül şu:

Devam oranı = (Geldi + Geç kaldı) ÷ Planlanan antrenman × 100

Buradaki kilit kelime planlanan. Payda, o sporcunun katılması gereken antrenman sayısıdır: ay içindeki antrenmanlardan iptal edilenler çıkar, sporcu ay ortasında katıldıysa katılımından önceki günler de çıkar. Böyle kurulduğunda Excel formülü basitleşir, çünkü payda kod yazılmış hücre sayısı olur.

Türkçe Excel'de, kodların C5 ile N5 arasında olduğunu varsayarsak:

Katıldı:     =EĞERSAY(C5:N5;"G")+EĞERSAY(C5:N5;"K")
Planlanan:   =BAĞ_DEĞ_DOLU_SAY(C5:N5)
Devam %:     =EĞER(P5=0;"";O5/P5)

İngilizce arayüzde aynı fonksiyonlar COUNTIF, COUNTA ve IF adıyla geçer; ayraç ise dil ayarınıza göre noktalı virgül ya da virgüldür. Devam % hücresini yüzde biçimine çevirin.

Bu kurgunun tek bir şartı var: yoklaması alınmamış antrenman olmayacak. Antrenör bir gün yoklamayı unutursa o sütun boş kalır, payda küçülür ve herkesin devam oranı olduğundan yüksek görünür. Boş hücre, çizelgedeki tek yalandır.

Mazeretli devamsızlık ne olacak?

Burada iki farklı soru var ve iki farklı sayı gerekiyor.

Birinci soru: çocuk ne kadar antrenman gördü? Bunun cevabı yukarıdaki devam oranıdır ve izinli devamsızlık da katılmadı sayılır. Sebep haklı olabilir — çocuk hastaydı, okulda sınav vardı — ama o antrenmanı görmedi ve gelişim planı bundan etkilendi. Mazereti paydadan çıkarırsanız, sekiz antrenmanın dördüne gelmiş bir çocuk yüzde yüz devamlı görünür; bu sayı ne antrenöre ne veliye doğru bir şey anlatır.

İkinci soru: çocuk kopuyor mu? Bunun için ayrı bir sütun açın:

Habersiz devamsızlık = Y sayısı ÷ Planlanan antrenman × 100

Formülü: =EĞERSAY(C5:N5;"Y")/P5. Devam oranı düşük ama devamsızlıkların hepsi "İ" olan çocuk, hastalık döneminden geçiyordur. Devam oranı ortalama ama "Y" sayısı her ay artan çocuk ise kulüpten sessizce uzaklaşıyordur. İkincisi, ayrılmadan önce aranması gereken çocuktur.

Tek bir istisna tanımak isteyebilirsiniz: raporlu uzun sakatlık. Kolu alçıda üç hafta gelemeyen çocuğun o haftalarını "planlanan"dan çıkarmak makul olabilir. Ama bu kararı bir kez verin, yazın ve herkese aynı uygulayın; çocuk çocuk karar verilen istisna, çizelgeyi tartışmaya açar.

Ay sonunda ne yapılır

1. Her grubun sayfasında Devam % sütununa koşullu biçimlendirme koyun. Eşiği kendi grubunuza göre seçin; örneğin yüzde 75'in altı sarı, yüzde 50'nin altı kırmızı.
2. Grubun toplam devam oranını hesaplayın: tüm sporcuların "Katıldı" toplamı, tüm sporcuların "Planlanan" toplamına bölünür. Sporcuların yüzdelerinin ortalamasını almayın; ay ortasında katılan çocuğun iki antrenmanlık yüzdesi ortalamayı çarpıtır.
3. Kırmızı ve sarı satırları, habersiz devamsızlık sütunuyla birlikte okuyun.
4. Aynı listeyi aidat listesiyle yan yana koyun. Hem devamı düşen hem ödemesi geciken isimler, ay bitmeden aranacak velilerdir; bu çakışmayı tahsilat oranı yazısında da ele almıştık.

Excel nerede zorlanır

Çizelge tek grup, tek antrenör ve tek dosya olduğu sürece iyi çalışır. Zorlandığı yerler bellidir: iki takımda birden oynayan sporcu iki sayfada iki ayrı oranla görünür; her antrenör kendi dosyasını tuttuğunda "son hâli hangisi" sorusu başlar; yoklama sahada değil akşam evde, hatırlanarak doldurulur. Kulüp genelinde hangi sayıya bakacağınızı spor kulübünü verilerle yönetmek yazısında toplamıştık; devam oranı o listenin başındadır.

Tennumber'da yoklama bu mantıkla kurulu: sporcu kartına dokunarak Geldi, Gelmedi, Geç Kaldı ya da İzinli işaretleniyor, "Gelmedi" seçildiğinde mazeret nedeni zorunlu soruluyor ve kayıt kendiliğinden düşüyor. Akademi Raporu'nda devam oranı hazır geliyor ve Excel'e aktarılabiliyor.

Sık Sorulan Sorular

Yoklama çizelgesi nasıl hazırlanır?

Her grup için ayrı bir sayfa açılır; satırlara sporcular, sütunlara takvim günleri değil planlanan antrenman tarihleri yazılır. Hücrelere geldi, geç kaldı, izinli ve haber vermedi için tek harfli kodlar girilir, iptal edilen antrenmanın sütunu boş bırakılıp başlığına iptal yazılır.

Devam oranı nasıl hesaplanır?

Geldi ve geç kaldı sayılarının toplamı, sporcunun katılması gereken planlanan antrenman sayısına bölünüp yüzle çarpılır. İptal edilen antrenmanlar ve sporcunun kulübe katılmasından önceki günler paydaya girmez.

Mazeretli devamsızlık devam oranına dahil edilir mi?

Devam oranında izinli devamsızlık da katılmadı sayılır, çünkü çocuk o antrenmanı görmemiştir. Mazeretli ve habersiz devamsızlığı ayırmak için ayrıca habersiz devamsızlık oranı tutulur; kopma sinyalini asıl bu ikinci sayı verir.

Excel'de yoklama formülü nedir?

Türkçe Excel'de katılım için EĞERSAY ile geldi ve geç kaldı kodları sayılır, planlanan antrenman için BAĞ_DEĞ_DOLU_SAY ile dolu hücreler sayılır ve katılım plana bölünür. İngilizce arayüzde aynı fonksiyonlar COUNTIF ve COUNTA adıyla geçer.